Urząd XXI wieku | Poseł na Sejm RP, Platforma Obywatelska
 

Urząd XXI wieku

Często podczas dyskusji o administracji samorządowej słyszy się utyskiwania na jakość funkcjonowania urzędów. Mieszkańcy żalą się na słabą obsługę, przerost zatrudnienia, brak odpowiedzialności urzędników oraz różną jakość ich pracy. Proponujemy konkretne rozwiązania i zgłaszamy konkretne postulaty, które mają na celu, wymierną poprawą stanu obecnego – oszczędność pieniędzy, czasu mieszkańców oraz poprawę jakości obsługi. Rozwiązania te przysłużą się zarówno mieszkańcom jak i samym urzędnikom: miedzy innymi wzrostem ich płac i zadowolenia z pracy. Uważamy że najważniejsze kwestie to:

Ewaluacja i ocena pracy urzędów i urzędników

Każdy pracownik musi mieć świadomość, że jego praca i płaca zależy od jego klientów – a tymi jesteśmy my mieszkańcy Krakowa.

-Należy  wprowadzić system ewaluacji pracy urz����dników, dzięki któremu będzie można ocenić ich pracę i porównać między sobą.

-Mo����na w tym celu stosować kryteria ilościowe (efekty pracy, realizacji planów) bądź jakościowe (ocena mieszka������������������������������ców).

-Trzeba wprowadzić system oceny pracy urz������������dników i urzędów przez mieszkańców w formie ustawicznych oraz cyklicznych ankiet.

-Należy wprowadzić audyt pracy urzędów: zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny.

-Wprowadzić dodatkowe mierniki jakości pracy urzędników i urzędów, którymi mogą być również: jakość wydatkowania środków, uzyskiwane oszczędności, jakość działania placówki itp.

Motywowanie urzędników

Im lepszy pracownik tym więcej powinien zarabiać – prosty sposób na zwiększenie efektywności placówek

-Urzędnikom należałoby wprowadzić systemy motywacyjne, które będą nagradzać finansowo tych, którzy pracują szybciej, lepiej i oszczędniej,  s��owem tych, których efekty pracy będą lepsze.

-Na podstawie uzyskanych mierników jakości pracy i wyników systemów motywacyjnych najlepszych urzędników premiować i awansować najgorszych przenieść do innych zadań lub w najbardziej skrajnych przykładach zwolnic.

-Wydajność, jakoś�� pracy oraz chęć do starań wzro��nie jeśli każdy będzie wiedział, że od niego samego zależy wysokość jego pensji i gdy będzie wiedział dokładnie jak ewentualna premia będzie wyliczana i od czego będzie zależna.

-Wprowadzić coroczne konkursy dla najlepszych urzędników i placówek, jasno zdefiniowa�� kryteria następnie sowicie wynagradzać najlepszych.

-Systematycznie szkolić urzędnik����w i podnosić ich kwalifikacje.

Informatyzacja urzędów

W dzisiejszym świecie Internet daje ogromne możliwości – trzeba wiedzieć jak z pożytkiem dla wszystkich z niego korzystać

-Do skutecznego zarządzania urzędami konieczne byłoby wdrożenie informatycznego systemu zarządzania (na wzór wielu przedsiębiorstw) pracownikami i zadaniami.

-Należy wprowadzić informatyczny system śledzenia obiegu dokumentów w urzędach.

-Wprowadzić możliwość płacenia tam gdzie to jeszcze niemożliwe za przeróżne opłaty urzędowe sms-em, kartą kredytow������, przelewem, a nie jedynie w okienku.

-Przemyśleć wprowadzenie darmowego oprogramowania Linuks w urzędach.

-Koniecznym jest stworzenia systemu informatycznego do komunikacji mieszka������ców z urzędem.

Transparentność i przejrzystość

Mamy prawo wiedzcie co, gdzie, kto i dlaczego ��� to w końcu nasze Miasto!

– Należy wprowadzić pełn�� transparentnoś���� działań, tak by mieszkaniec m����gł śledzić na bie��ąco w Internecie tok interesującej go sprawy.

– Konieczne jest ustalenie jasnych i czytelnych kryteri������w rekrutacji pracowników, kryteriów tych należy później przestrzegać.

-Należy publikować jak najszerzej informacje o rekrutacji, a nie w taki sposób by nikt zainteresowany nie był w stanie ich odnaleźć.

-Urzędom musi zależeć na tym by znaleźć faktycznie najlepszego pracownika, a nie tego który został wskazany.

-Należy wprowadzić możliwość śledzenia przez mieszkańców w internecie postępowania w danym konkursie by zminimalizować wpływ znajomości na fakt zatrudnienia konkretnej osoby.

-Podobnie trzeba postępować przy organizacji przetargów i konkursów ofert.

-Upublicznić bardziej szczegółowo strukturę wydatków z budżetu miasta, poprawić ich prezentację na stronach BIP i umie��cić wraz z odpowiednimi komentarzami na stronach urzędu.

Komunikacja z mieszkańcami

By nasze miasto było takim jak chcemy warto nas czasem spytać o zdanie…

-Koniecznym jest upowszechnienie i reklama instytucji konsultacji spo����ecznych.

-Dodatkowo należy umo��liwić załatwienie pewnych spraw mieszkańcom przez Internet (z��ożenie pisma, wniosku, interwencje, umówienie si�� na spotkanie, uzyskanie informacji)

-Trzeba poprawić funkcjonalnoś�������� strony BIP (Biuletyn Informacji Publicznej).

-Można wprowadzi�� całodobową Infolini������ Miasta dla mieszkańców.

-Należy poprawi����������szybkość odpowiadania na maile mieszkańców przez urzędników.

-Wprowadzić możliwość umawiania się na spotkanie telefonicznie z wyprzedzeniem dla mieszkańca w celu omówienia sprawy czy dokonania czynności (np. rejestracji jako bezrobotny, wzięcia aktu urodzenia etc). Niech urzędnik ma czas, a na klienta/mieszkańca dokumenty już czekają.

Poprawa jakości życia mieszkańców

To powinno być mottem przyświecającym władzom, radnym i urzędników – po to wszyscy przecie�� są

-Trzeba jak najczęściej badać opinię mieszkańców różnymi dostępnymi narzędziami w tym internetowymi.

-Koniecznie należy  wszelkie zjawiska badać i analizować ilościowo oraz jakościowo (np. ruch drogowy), a nie jak często dotychczas wyciągać wnioski na podstawie jedynie obserwacji.

-Należy wdro����yć badanie jako��ci życia w poszczególnych dzielnicach, a następnie cyklicznie porównywać zmiany.

-Można zbierać pomysły mieszka������������������������������������������������ców, a później wdrażać te najlepsze, mieszkańc����������������w nagradzając za inwencję.

– Rozwa��yć prac�� urz����dników na dwie zmiany (w niektóre dni), tak by osoby pracujące w czasie pracy urz��dów nie były pozbawione mo������������liwo��������������������������ci załatwienia swoich spraw.

-Wypracować spójną strategię współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi i biznesem w ramach partnerstwa publiczno – prywatnego.

Skuteczne zarządzanie

Nawet armia świetnych urzędników źle zarządzana będzie źle pracować – ryba psuje się od głowy.

-Należy wprowadzić konieczność zatrudnienia na najważniejsze stanowiska specjalistów i menadżerów, a później pilnować nieobchodzenia tych wymogów.

-Wprowadzić przynajmniej częściową odpowiedzialność finansow�� urzędników za bł��dne decyzje.

-Wprowadzić obowiązek kwartalnego raportowania pracy przez konkretne urzędy i ważniejszych urzędników, które to raporty byłyby publikowane na stronach urzędów.

– Wprowadzić obowiązek kwartalnego raportowania wykonanych zadań, realizacji strategii, planów na kolejny kwartał  przez dyrektorów urzędów,������ pełnomocników prezydenta, wiceprezydentów, oraz prezydenta.

Jasny podział zada�� i odpowiedzialności

Niech każdy wie co ma robić, a czego nie i samo to będzie już krokiem w dobrym kierunku

-Trzeba wprowadzi�� jasny i czytelny podzia�� kompetencji oraz strukturę, kt��ra byłaby dostępna publicznie i znana mieszkańcom.

-Należy wprowadzi�� jasne zasady zastępowanie się wzajemnego urzędników podczas ich nieobecności.

-Koniecznie trzeba zlikwidować anonimowość urzędników poprzez upublicznianie ich wizerunku.